Print Pack 2001

Inteligentná tlačiareň pod Windows?

Po dokončení kancelárskej práce vo vybranom programe obvykle nasleduje fáza ukladania a exportu údajov. Pokiaľ dáta zostávajú na našom pevnom disku, všetko je v poriadku, projekt stačí len uložiť. Iný prípad je, ak hodláme dáta odoslať zákazníkovi čakajúcemu dajme tomu na ponukový list. Papierová forma cenníka sa už dnes príliš nenosí, hlavným kanálom transportu dokumentov sa stáva internet. Print Pack 2001 vytvorený známou českou softvérovou spoločnosťou Software602 je možné charakterizovať ako nástroj určený pre tvorbu elektronických dokumentov a ich následné odosielanie prostredníctvom klienta elektronickej pošty. Print Pack je dostupný pre všetky aplikácie najpoužívanejšieho operačného systému Windows, kde je možné tlačiť, ako sú napr. kancelárske balíky PC SUITE, StarOffice, MS Office, ale i účtovné a objednávkové systémy. Princíp činnosti programu spočíva v tom, že namiesto odoslania dokumentu na zvolenú tlačiareň sa projekt uloží do nami zvoleného formátu, konkrétne máme na výber HTML alebo PDF a takto upravený výstup sa odošle e-mailom adresátovi.

Čo na to potrebujeme?
Základný „stavebný kameň“ programu predstavuje dvojica univerzálnych ovládačov pre tlač Print2Mail a Print2PDF. Prvý menovaný z nich, Print2Mail, prichádza na pomoc vo chvíli, keď potrebujeme zaslať elektronickou poštou uzamknutý t. j. needitovateľný súbor. V nastaveniach si vyberieme medzi farebným (pre dokonalejší vzhľad, väčšie systémové nároky) alebo čiernobielym (dôraz na obsah, ako príklad by sa dala uviesť elektronická objednávka) výstupom a o ostatné, t. j. prevod do uzamknutého formátu i odoslanie správy cez Outlook Express ako HTML e-mail sa postará ovládač. Ako „bonusové“ nastavenie, ktoré sa môže vcelku hodiť, sa ponúka uloženie kópie dokumentu do formátu GIF. Čo je ale na celom riešení najpodstatnejšie, príjemca nášho súboru už nepotrebuje vlastniť program, v ktorom sme projekt pôvodne vytvárali. Bohato mu postačí bežný e-mailový klient schopný zobrazovať HTML zásielky (rozdiel oproti klasickej funkcií Odoslať e-mailom je zrejmý, vtedy sa posiela ako príloha priamo dokument napr. u Word DOC).

Druhý z dvojice ovládačov - Print2PDF - sa nám bude najlepšie hodiť pri príprave rozličných manuálov, letákov, cenníkov, obchodných a záručných podmienok, firemných správ apod. Tie potom môžeme umiestniť na našu WWW stránku k stiahnutiu alebo na požiadanie odoslať prostredníctvom e-mailu potencionálnemu zákazníkovi. Print2PDF má v podstate na starosti dve základné úlohy: vytvára uzamknutý súbor s príponou PDF (štandard pri elektronickom publikovaní vyvinutý firmou Adobe) a zároveň odosiela projekt cez Outlook Express ako prílohu k správe. Postup je opäť jednoduchý: ako už som už spomenul, pokiaľ máme dokument v ľubovoľnom programe pripravený, vyberieme Print2PDF namiesto klasickej tlačiarne. Ovládač nám ponúkne dve kvality výstupu: 72 DPI zaberajúcu menej pamäte a postačujúcu na prehliadanie dokumentu na obrazovke a náročnejšiu 200 DPI určenú pre tlač. Dokument môžeme okrem toho pred uložením a odoslaním podpísať, vložiť do neho obdobu autotextu alebo pridať na ľubovoľné miesto našu firemnú pečiatku resp. logo. Pre ľahšiu dostupnosť PDF projektu, s ohľadom na neskoršie vyhľadávanie, ho pri ukladaní ďalej doporučujem doplniť o titulok, autora alebo kľúčové slová. Samozrejme, ak chceme súbor dodatočne upraviť, je nutné ho načítať v pôvodnom programe, tu ho pozmeniť a potom znovu previesť do PDF cez ovládač.

Systémové požiadavky a obmedzenia
K prevádzkovaniu Print Pack budeme potrebovať operačný systém Windows 9x a vyšší, 10 MB voľného miesta na HDD pre inštaláciu a 60 MB pre vytváranie dokumentu, 32 MB (doporučuje sa 64 MB) vo Windows 9x, ME a 64 MB vo Windows NT Workstation 4.0 SP5 a Windows 2000. Pre odosielanie HTML e-mailov pomocou Print2Mail ďalej musíme mať nainštalovaného e-mailového klienta MS Outlook Express 5.0 a vyšší, inak súčasť internetového prehliadača MSIE. Uvedená podmienka našťastie neplatí pre príjemcu e-mailu, pretože adresát nie je výberom klienta limitovaný.

Záverečné zhodnotenie
Software602 Print Pack v aktuálnej verzií 2001 poskytuje povšimnutiahodné riešenie problematiky plne elektronickej kancelárie, ku ktorej sa hodláme prepracovať snáď všetci. Hlavnú nevýhodu spočívajúcu v prílišnej previazanosti produktu s MS Outlook Express – síce je zadarmo - vyvažuje export do bohato podporovaného PDF, ľahší prenos i neskoršia správa dokumentov nielen v prostredí siete.