MS Office XP

Kancelársky balík nielen pre .NET

Microsoft Office, kancelársky balík najväčšej softwarovej firmy na svete, pozná snáď každý. Či už píšeme listy, vyrábame katalógy, tvoríme prezentácie, obsluhujeme elektronickú poštu, vždy sa stretávame s jeho komponentmi alebo ich alternatívami od ostatných výrobcov. Medzi najväčších konkurentov MS Office pritom radíme 602Pro PC SUITE od českej softwarovej spoločnosti Software602 a StarOffice od firmy SUN. Po verzií 2000 k nám prichádza novinka, ktorá po prvý krát nenesie v názve číslo roku, v ktorom bola (alebo mala byť) vydaná ale písmená XP. Čo všetko ponúka a čo nie, či bude ideálnym balíkom práve pre náš počítač, ako je to so spoluprácou s internetom, to všetko by ste sa mali dozvedieť v nasledujúcich riadkoch.

Inštalácia a dodávka

Ešte skôr, než prejdem k samotnému rozpisu jednotlivých najdôležitejších nových funkcií, neodpustím si pár slov k dodávke a inštalácií balíka. Podobe ako tomu bolo doteraz, Microsoft opäť uviedol kancelársky software v niekoľkých prevedeniach. Tie sa budú líšiť nielen obsahom, ale aj cenou. Najjednoduchším balením disponuje verzia Standard, kde nájdeme len to najpodstatnejšie, t. j. Word, Excel, Outlook a Powerpoint. O niečo lepšie na tom budú majitelia verzie Professional, kde sa pridáva k uvedeným modulom MS Access, u Professional Special edition nájdeme ako bonus HTML WYSIWYG editor Frontpage, Sharepoint team Services, Publisher a Intellimouse Explorer. Balík určený najmä pre vývojársku komunitu dostal do vienka názov Developer a nájdeme v ňom ako plus Developers tools pre vývojárov. Treba ale poznamenať, že kým verzie Professional a Standard sú plne lokalizované do slovenského jazyka, verzia Developer bude s nami komunikovať zásadne v angličtine.

Systémové nároky sú relatívne „prijateľné“. Minimom je 32 MB operačnej pamäte RAM, Pentium 133 MHz a približne 200 – 250 MB voľného miesta na disku. Oproti napríklad PC Suite ide o požiadavky značne gigantické, no u rodiny Office sme si už na podobné veci zvykli. Veď načo by nám boli tie nezaplnené GB-tové disky? Pri inštalácií obvykle dodávam funkčnosť pri akomkoľvek 32-bitovom operačnom systéme Windows. Tentoraz tomu tak, bohužiaľ, celkom nie je. Jóbova zvesť totiž smeruje k užívateľom Win95, pretože ich operačný systém sa s novou rodinou Office eXPerience už nekamaráti (resp. naopak). Nutnosťou je inštalácia aspoň Win98, osobne som využil služby Windows 2000. No, povinnú úvodnú jazdu máme úspešne za sebou, môžeme sa vrhnúť na obsah balíka. Ako prvý som vybral textový editor, pretože ho – právom - považujem za najpoužívanejšiu aplikáciu rodiny Office.

Word 2002

Po spustení úvodného loga programu sa nám objaví okno reprezentujúce novinku spoločnosti Microsoft, tzv. aktiváciu. Tá by mala údajne zabrániť nelegálnemu kopírovaniu a používaniu software. Podstata aktivácie spočíva v tom, že sa musíme do stanoveného limitu, v tomto prípade 50 spustení, skontaktovať z lokálnou centrálou MS a premeniť produkt na „plnohodnotnú“ verziu. Aktivácia sa deje buď pohodlnejšou elektronickou formou ak sme pripojení na internet alebo telefonicky. Službe sa diktuje identifikačné číslo ID, ktoré sa vygeneruje pri inštalácií. Po uplynutí stanovenej lehoty prejde balík do obmedzeného režimu (nebude sa dať ukladať a pod), čím sa stane produkt zrelým na odinštalovanie. Treba pripomenúť, že služba je anonymná, udáva sa len krajina pôvodu a tak by nemalo prísť k zneužitiu osobných údajov. Uvidíme, ako sa nová technológia ujme v praxi, no MS už teraz podobným spôsobom chráni alebo hodlá chrániť nielen nastupujúce vydania operačného systému Windows (XP), ale aj doplnkové nástroje (Visio, Visual Studio...).

Po presunutí aktivácie na neskôr alebo jej vykonaní sa prenášame na pracovnú plochu najrozšírenejšieho word processora. Podobne ako pri verzií 2000, opäť musím skonštatovať drobné zmeny v interface nazvúc ich, s využitím terminológie z oblasti motorizmu, ľahším faceliftingom. Na usporiadaní položiek sa však nič výraznejšie nezmenilo, chaos v ovládaní rozhodne nenastane.

Čo sa týka noviniek (všetky všeobecné funkcie spomínať nebudem, to by sme mali čo písať aj do roku 2003), tie by som rozdelil do niekoľkých hlavných smerov. Ako prvú spomeniem azda najznámejšiu novinku - Smart tags, v preklade Inteligentné značky. K najľahšiemu vysvetleniu novinky si predstavme bežnú situáciu: pracujeme v poštovom klientovi MS Outlook a potrebujeme pridať meno osoby a jeho reálnu adresu do priečinka kontaktov z programu Word, kde sme otvorili sprievodný list. Uvedenú akciu môžeme previesť manuálne (to znamená prekopírovať z Word, prepnúť do Outlook a prilepiť) alebo necháme údaje identifikovať inteligentnou značkou. Vtedy postačí na ňu kliknúť a vybrať akciu Pridať do kontaktov. V dialógovom okne Kontakty následne nájdeme potrebné informácie (meno, adresa) už prilepené a pripravené pre použitie v Outlooku. Samozrejme, u MS sa myslelo aj na to, že značky by mohli prekážať, preto sa dajú vypnúť či už všetky alebo len určitá skupina z nich. Ako je vidieť, Smart tags by mali prispieť k zrýchleniu frekventovaných akcií. Ale, nebol by to MS, keby značky nemali drobný háčik: Word totiž obsahuje iba základnú skupinu tagov, ostatné sa sťahujú z webu (!) Prístup k nemu však nemá ani zďaleka každý, aj keď situácia sa zlepšuje i v tomto smere (štatistika alias presná veda s nepresnými číslami nepustí).

Aby sa dostalo aj na ostatné vylepšenia, zanechám teraz problematiku inteligentných značiek a prejdem ďalej. Sprehľadnenie aplikovania funkcií prináša Podokno úloh situované na pravom boku obrazovky. Prostredníctvom neho prehliadame obsah schránky, formátujeme, pristupujeme k šablónam a iné. Podokno sa automaticky zobrazí pri vyvolaní príkazu, ktorý dialóg používa alebo ho môžeme zapnúť aj sami. Vylepšené formátovanie na karte Štýly dovoľuje nielen vytvoriť, zobraziť a použiť, ale aj vymazať formátovanie z textu, automatické opravy sa dajú ovládať bez otvorenia príslušného panela - tlačidlá sa zobrazia priamo v dokumente. U každodenných úloh sa zlepšilo formátovanie tabuliek a zoznamov, počítanie slov, vodotlač, rozšírilo sa automatické dokončovanie a hromadná korešpondencia, pribudol viacnásobný výber, skrytie prázdnych medzier i kresliace plátno pre objekty. V oblasti zabezpečenia dokumentov pribudla nová rovnomenná karta starajúca sa o heslo, zdieľanie dokumentov, digitálny podpis a makrá. Osobné údaje uvedené napr. vo vlastnostiach súboru, sa dajú z dokumentu ľahko odstrániť. Pokrok nastal aj pri vytváraní dokumentov v skupine. Týka sa to najmä panelu Revízia (sledované zmeny sa zobrazujú bez prekrytia pôvodného textu), funkcií porovnávania a zlučovania i rozosielania dokumentu na revíziu. Ten teraz tvorí uzavretý proces. Fanúšikov kaskádnych štýlov poteší vylepšená podpora CSS, k zmenám došlo tiež u obrázkových odrážok a HTML filtra. Filter ako taký tvorí samostatnú kapitolku. Kým u neredukovaného HTML som oproti pôvodnej verzií 2000 zoštíhlenie kódu nezaznamenal, tzv. redukovaný filter je už trochu iná káva. Počet riadkov sa výrazne zredukuje a kód konečne začína pripomínať ručne písaný ekvivalent (čo sa doteraz rozhodne nedalo tvrdiť). Keď si k tomu pripočítame prácu v móde WYSIWYG, nevyžadujúcu znalosti HTML, stáva sa z Word silný nástroj pre web. Pohľad na Word by som ukončil u príkazov pre jazyk, kde prišlo k zlepšeniu u vkladania symbolov, medzinárodných znakov a podpore ich doplnkových sústav. Súčasťou Wordu sú tiež prekladové slovníky, no tie pracujú len s angličtinou (anglická i americká), francúzštinou a španielčinou. Našťastie, k prekladovým nástrojom sa dajú pripojiť ľubovoľné webové slovníky, no tie opäť vyžadujú internetové pripojenie.

PowerPoint 2002

Modul PowerPoint v aktuálnej verzií 2002, by mal zabezpečiť tvorbu multimediálnych prezentácií. Tie môžu slúžiť nielen pre web (v tomto ohľade sa viac osvedčil MS Publisher), ale aj u prípravy odborných seminárov. Podobne ako u Word, aj v tomto module používame inteligentné značky, venovať sa im už, pochopiteľne, nebudem. Medzi ostatné kľúčové novinky môžeme zaradiť: Vylepšené organizačné schémy a nové typy diagramov – v schémach sa používajú nástroje na kreslenie, čím sa dosiahlo zredukovanie veľkosti súborov, nechýba paleta predkreslených diagramov s možnosťou prispôsobovania a rozličného formátovania. Nové diagramy zahàňajú napr. Ihlanový pre zakreslenie blokov vzťahov či Lúčový pre položky so vzťahom k prvku jadra. Súčasťou Powerpointu 2002 sú tiež nové animačné efekty, ovládacie prvky pre pohyb a trasovanie (predkreslenie trás v sekvenciách čím sa dajú synchronizovať viaceré animácie súčasne). O manažment schém animácií ešte pred ich aplikáciou do projektu sa stará príslušný rovnomenný panel. U každodenných úloh je rozsah zmien asi najpočetnejší. Šablóny návrhov, rozloženia i farebné schémy sú zobrazené vo vizuálnej galérií vedľa snímky, po výbere položky sa snímky okamžite aktualizujú, pribudol doteraz chýbajúci Náhľad pre tlačou predtým dostupný len vo Word a Excel, rozšíril sa počet šablón pre návrh prezentácie. Na uľahčenie zarovnávania znakov, obrázkov či tvarov je k dispozícií kresliaca mriežka s nastaviteľnými medzerami, nechýba vloženie viacerých obrázkov naraz, generovanie albumov, ich pretočenie/prevrátenie ani výber kompresie v pomere veľkosť vs. kvalita. Poznámky pre lektora, ktoré ostanú ostatným ukryté nám pomôžu pri prezentáciách, ocenil som tiež jednoduchší výber objektu v skupine a automatické rozloženie pre vkladané objekty. A aby toho nebolo dosť, prehliadanie snímkov projektu uľahčujú ich zmenšené náhľady (thumbnails). Spolupráca pri recenziách projektov je plne v réžií on-line. Spoluprácu cez elektronickú poštu istí kolega MS Outlook (ešte o ňom bude reč), komentáre poslané naspäť sa dajú zlúčiť do jednej prezentácie. Prijatie resp. neprijatie pripomienkovaných zmien sa deje ukazovateľom myši, značky sú umiestnené tak, aby prekážali čo najmenej. O zabezpečenie projektu pred „nenechavcami“ sa znovu stará heslo.

Excel 2002

Tabuľkový kalkulátor sa bude hodiť všade tam, kde sa pracuje s číslami - tvorí sa štatistika, počítajú sa často náročné výpočty a pod. Noviniek tu opäť nájdeme hojne a ich prehľad začnem importom údajov. Pomocou rozhrania analogickému k WWW prehliadaču môžeme importovať dáta v tabuľkách priamo do zošita Excel. Ďalšou možnosťou je skopírovanie údajov a vytvorenie obnoviteľných odkazov na ne. Túto funkciu využijeme napr. pri sledovaní stavu akcií na burze alebo menového lístka. Samozrejmosťou je spolupráca s XML. Pri vkladaní požadovaných údajov sa tiež môžeme spoľahnúť na dialógové okno Výber zdroja údajov. Okno nám zabezpečí stiahnutie informácií aj zo vzdialených zdrojov (MS SQL Server, ODBC, OLAP), pre menej „šikovných“ sa ponúka na pomoc sprievodca vyhľadávaním. Súbory pripojenia údajov s charakteristickou príponou ODC sú v balíku plne zdieľatelné.

V oblasti vzorcov a funkcií sa môžu eventuálni noví zákazníci tešiť na obrazové komentáre k argumentom funkcií zapísaných v bunke, okno sledovania skenujúce vlastnosti bunky, vyhodnotenie vzorca (zobrazujú sa vnorené časti spracovávané v poradí, v akom sa vzorec počíta), kontrolu chýb vo vzorcoch v štýle kontroly pravopisu i rozšírenú funkčnosť tlačidla Automatický súčet. Odporúčané funkcie v sprievodcovi nám pomôžu (aspoň dúfam) vyriešiť matematický problém, sledovanie predchádzajúcich a závislých buniek sa bude hodiť pre (aj grafickú) kontrolu vzťahov medzi bunkami a vzorcami. K sprehľadneniu formátovania pracovných hárkov a zošita by malo veľkou mierou prispieť farebné označenie „ušiek“ hárka, riadenie automatických zmien inteligentnými značkami – tlačidlá v hárku zastupujú najpoužívanejšie funkcie, zachovanie šírky ståpcov aj pri prilepovaní údajov (nie je nič horšie, než keď sa všetko „popresúva“) i orámovanie. Pri každodenných úlohách poteší prepracovanejšie vyhľadávanie a nahradzovanie, riadenie prepojení, odosielanie rozsahu buniek (stačí kliknúť na tlačidlo elektronická pošta) a výber bunky s hypertextovým prepojením. Automatická aktualizácia WWW stránky sa môže diať pri každom uložení projektu, zabezpečené je vkladanie webových prvkov v štýle Digital Dasboard, spolupráca s XML aj ochrana údajov na hárku. Ståpce sa dajú vkladať resp. odstraňovať počas filtrovania. Prehrávanie rečového záznamu slúži overovanie vložených zvukových údajov. Príkaz však zatiaľ funguje čiastočne a to len pre čínštinu, japončinu a americkú angličtinu.

Outlook 2002

Aplikáciu Outlook snáď ani nie je potrebné predstavovať. Ide o modul na spravovanie elektronickej pošty, kontaktov, úloh, plánovania či zdieľania údajov. Napriek vzrastajúcej obľúbenosti alternatívnych programov (napr. kvalitná Eudora), ide o najpoužívanejšieho e-mailového klienta. Z noviniek ma zaujalo napr. použitie Sprievodcu e-mailovými kontami, kde vytvárame niekoľko typov kont (IMAP, POP3, HTTP, MS Exchange) v jednom profile, integrácia služby Hotmail (spravovaná MS ako inak), zobrazenie prezývok namiesto e-mailových adries v kontaktoch, automatické opravy, odstránenie nadbytočných zlomkov riadkov u správ, rozšírenie adresára LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pre vyhľadávanie e-mailov a podpora pre Winfax. Použitím Odosielania okamžitých správ môžeme komunikovať s druhou stranou v reálnom čase v štýle chatu, pričom vidíme, kto je práve on-line. Okno ukážky bolo rozšírené o možnosť odpovedania, otvorenia prílohy, spúšťania hyperlinkov, či zobrazenia vlastností e-mailov. V režime off-line po novom vytvárame kombináciou kont Skupiny pre odosielanie a prijímanie, automatická zmena vlastností sa prispôsobuje aktuálnemu stavu, hlavičky sa preberajú bez použitia Sprievodcu diaľkovou poštou, skvalitnilo sa zobrazovanie priebehu odosielania a prijímania správ a kontá sa dajú konfigurovať pre rôzne spôsoby nastavenia telefonického pripojenia k sieti. Problematika zabezpečenia nášho počítača pred útokom zvonka, to znamená ataky zo strany vírusov prilepených k e-mailom, by sa mala zvýšiť automatickým blokovaním potencionálne nebezpečných prípon ako BAT, EXE, JS alebo VBS (stačí si spomenúť na LOVE LETTER), prvkov ActiveX a predvolaným nastavením úrovne zabezpečenia u makrovírusov na vysokú. Automatické dopåňanie e-mailových adries pri písaní nám uľahčí vypisovanie polí Komu, Kópia a Skrytá.

Plánovanie činností nám pomáha udržať denný harmonogram tak, aby sme stihli vybaviť všetko potrebné. Outlook pokročil opäť dopredu rozlíšením jednotlivých typov činností až desiatimi farbami. Každá farba tak bude mať priradené označenie, vyfarbené môžu byť úkony spåňajúce určité podmienky. Prehľad nad denným programom sa tým výrazne zvyšuje. Zmeny nastali aj u ukladania, organizovania a zálohovania údajov. Odteraz máme k dispozícií nastavenie automatickej archivácie pre všetky priečinky naraz i nástroj Vyčistenie poštovej schránky. Ten sa postará o manažment priečinku, t. j. filtruje položky podľa dátumu, veľkosti, zobrazuje ich veľkosť a pod. Menším negatívom aktuálnej verzie Outlooku je vypustenie podpory pre Microsoft Mail.

Access 2002

Microsoft Access síce nie je súčasťou základného balíka Standard, no napriek tomu sa oplatí slovko – dve povedať aj o tomto module. História MS Access siaha do roku 1992 a počas obdobia viac ako deviatich rokov sa z neho stal výkonný nástroj pre prácu a programovanie v databázach. U noviniek by som sa zameral na tri hlavná smery: efektivita práce (ovládanie), zber údajov a programovanie.

Pojmy efektivita práce a produktivita si idú ruka v ruke, niet preto dôvodu, prečo by to nemohlo platiť aj v novom Access. Funkcia pre návrh dátových stránok so sebou prináša zdokonalenia a novinky u hyperlinkových odkazov, ovládacích prvkov, násobnom výbere prostredníctvom klávesnice, pri spracovávaní dát z MS SQL a MS JET i automatickom súčte. Základným formátom pre verziu 2002 je staršia kolegyňa 2000, nemal by preto vzniknúť najmenší problém s kompatibilitou (platí to koniec - koncov pre všetky hlavné formáty Office). Keďže istota je istota, prípadné chyby u konverzií z Access 95, 97, či 2000 do 2002 uvidíme v prehľadnej tabuľke. Novinkou je ďalej voliteľný formát súborov pre rýchlejší prístup k dátam najmä u rozsiahlejších databáz. Výhodou formátu je, že bude pracovať aj so zmenami, ktoré ešte v čase jeho založenia nenastali (nové udalosti, vlastnosti). Viacnásobné UNDO/REDO pomáha vrátiť alebo opakovať akcie u MDB, zobrazení ADP, v procedúrach, tabuľkách, makrách aj moduloch.

U získavania informácií nám pribudli kontingenčné tabuľky a grafy, výstup vytvorenej prezentácie sa dá ukladať do formátu XML/XLS, momentálne pokrokového štandardu na webe a dávkové aktualizácie pre projekty umožnia všetky uložené dáta odoslať a aktualizovať v jednom balíku naraz. Vylepšenia sa týkajú dátových stránok teraz rozdelených na oddiely, prepojovacích tabuliek medzi SQL Server 7.0 a 2000 a nového nástroja Desktop Engine pre tvorbu aplikácií kompatibilných s SQL Server 2000.

Tretím a zároveň aj posledným smerom, na ktorý sa zameriam je programovanie a možnosti pre vývojárov. Najdôležitejšie vylepšenia sa točia okolo už spomínaného XML. Výhody použitia eXtensible Markup Language poznáme pri vytváraní relačných databáz, transformácií dát formátom XSLT, webových zostavách, generovaní ASP, integrácií do podnikových systémov typu SAP a pod. Zavádzanie dátových stránok sa zjednodušilo podporou zadávania relatívnej cesty k databázam a spoločným pripojením pre všetky dátové stránky používajúce vlastnosť ConnectionFile.

Zoznámenie s balíkom by som ešte pred záverečným zamyslením ukončil pohľadom na nápovedu a doplnkové moduly. Prehľadná a komplexná nápoveda je opäť prezentovaná pomocníkmi, no tí obvykle len zaberajú miesto na obrazovke. Pre ich prípadných fanúšikov dodám, že pribudol Merlin, ostatné figúrky zostali nezmenené. S kvalitou a rozsahom nápovedy som však bol spokojný. Pevnou súčasťou Office býva aj galéria ilustračných obrázkov, zvukov a fotografií. XP ponúka kompletný CD nosič nazvaný Media Content, ten by mal uspokojiť všetkých priaznivcov grafiky. Zbežne som ho mal možnosť prezrieť a viaceré obrázky (len fotografií bolo cez 3000) stáli za to.

Záverečné zamyslenie

Po trochu rozsiahlejšom článku, ktorý som venoval novej vlajkovej lodi od MS, by nebolo na škodu balík zosumarizovať a pridať k nemu pár mojich čisto osobných poznámok. Berte to preto ako môj osobný názor, ktorý s nemusí zhodovať s názormi iných. Hneď na úvod musím spomenúť, že Office XP je rozhodne najlepšie vybaveným kancelárskym balíkom, má najširšiu podporu a zabezpečený vývoj. Oplatí sa ho ale kúpiť keď existujú minimálne 2-3 kvalitné balíky celkom zdarma? A čo upgrade z verzie 2000? Na tieto dve otázky sa odpovedá už oveľa ťažšie. Napriek množstvu kvalitných funkcií posúvajúcich software opäť bližšie k dokonalosti si musíme uvedomiť (ak nehľadíme na cenu, vtedy je otázka jasne zodpovedaná) kde budeme Office využívať. Podľa môjho názoru balík nemá opodstatnenie v bežných domácnostiach kde píšeme listy, vypracovávame referáty, nie sme pripojení na internet a naše nároky nie sú príliš vysoké. Vtedy nám skutočne bohato postačia aj konkurenčné produkty. Upgrade z verzie 2000 rovnako prinesie výhody, no radikálne zmeny ako tomu bolo v prípade prechodu z Windows 3.1 na Win95 tu predsa len nie sú. Nové možnosti sa skôr týkajú oblasti práce v skupinách, rozšírenom formátovaní a exporte, čo sú funkcie s ktorými sa možno ani nestretneme. A keď už spomínam Windows 95, ten balíkom podporovaný nie je vôbec...

Kancelársky software MS Office XP musím napriek tomu hodnotiť viac ako kladne. Úlohu nasadenia v plnej elektronickej kancelárií, v lokálnej sieti i priamo na internete splní dokonale, pripravenosť pre .NET je samozrejmosťou. Testovacia verzia je k dispozícií za mierny poplatok priamo u MS a tak rozhodnutie, či používať práve tento produkt alebo zostať pri pôvodnom resp. inom, je plne v našich rukách.