Microsoft Project 2000

Všetko pre plánovanie

Kancelársky balík MS Office 2000, ktorého recenzia sa nedávno objavila na GamesWEBe, má malú chybičku krásy: niektoré z menej štandardných činností sa s Office realizujú obtiažnejšie, prípadne sa nedajú realizovať skoro vôbec. Jednou z nich je aj plánovanie jednoduchších či náročnejších úloh, ktoré využívame napríklad pri práci vo firme. Našťastie, Microsoft vyvinul špeciálnu aplikáciu, ktorá splní požiadavky aj tých najnáročnejších zákazníkov – MS Project. Tento výkonný nástroj totiž dokáže nielen plánovať a sledovať všetky činnosti, ale aj kontrolovať ich priebeh. Aplikácia sa stala po vydaní pomerne populárnou a počet jej užívateľov je odhadovaný približne na 3 milióny. Po verzií 98 bola uvedená aj aktuálna verzia 2000, v poradí už šiesta, ktorá zo sebou priniesla celý rad noviniek a vylepšení. Poďme sa preto teraz na nich a na produkt ako taký pozrieť bližšie.

Vytvárame a spravujeme nový plán

Pri vytváraní plánu nášho projektu aplikácia MS Project vypočítava a tvorí na základe zadaných informácií pracovný plán pre úlohy, ktoré treba previesť, pracovníkov, ktorí sa budú na projekte podieľať, potrebné vybavenie, materiál, príp. aj náklady. Pri zadávaní údajov využívame celú paletu funkcií: Vlastné kódy osnovy vytvárajú štruktúru osnovy s vlastnými kódmi odpovedajúcim rozpisu práce, konečné termíny nastavujú hodnoty termínov, do ktorých je nutné projekt ukončiť, kalendáre úloh plánujú pracovnú dobu, pričom počítajú aj s núteným prerušením práce napr. v dôsledku technickej poruchy zariadenia a materiálové zdroje slúžiace na výpočet nákladov na materiál, dodávku suroviny apod. Po vytvorení projektu nastáva fáza riadenia. Pri riadení sa uvažuje najmä s pravidelnými kontrolami, analýzami projektu, prevedenie zmien a odstránenie nedostatkov nájdených takpovediac „za chodu“. Fáza riadenia disponuje funkciami ako Vlastné pole - identifikujeme ním konkrétne informácie o poli, Zobrazenie a tabuľky – zobrazujú posudzované informácie, Úpravy sieťového diagramu – slúži ku komplexnému nastaveniu Sieťového diagramu, predtým nazývaného graf PERT.

Samozrejme, najdôležitejšou zložkou fázy riadenia bude výmena informácií o projekte medzi zúčastnenými stranami. MS Project obsahuje funkcie ako Tlač a zostavy pre prezentácie dát v tlačenej forme, integrovaním s najpoužívanejším klientom elektronickej pošty MS Outlook a publikovaním vo formáte HTML sa otvára cesta k šíreniu dát prostredníctvom internetu. Ak by sme si predsa len nevedeli poradiť so zadanou úlohou, môžeme využiť Mapu projektu, ktorá pomôže pri základnej navigácií v projekte, Kurz zoznámenia sa s MS Project a tradičným zástupcom nápovedy je aj interaktívny pomocník známy s Office.

Hlavné novinky a vylepšenia

Ako už býva zvykom, nové verzie software i počítačových hier prinášajú (alebo by aspoň mali prinášať) vždy čosi nové. Tentoraz možno novinky rozdeliť do niekoľkých kategórií. U Plánovania aplikácia dovoľuje nastaviť prioritu úlohy a projektu z intervalu 1 až 1000, kalendáre úloh umožňujú vytvoriť plán ovplyvňujúci iba vybrané úlohy, rozvrh dostupnosti zdroja sa bude hodiť pri definovaní dostupných jednotiek pre skupinu zdrojov za určité obdobie, doba trvania úlohy nemusí byť pevná, štandardne je zadávaná ako predpokladaná, pracovať môžeme s tzv. materiálovými zdrojmi (zásoby alebo iné položky použité pri plnení úloh) a stanovovať konečný termín ukončenia úlohy.

Vylepšenia sieťového diagramu sa týkajú najmä celkovej zmeny spôsobu jeho zobrazovania, pridania filtrov, použitia symbolov osnovy (skrývame pomocou nich čiastkové úlohy obdobne ako u osnovy Ganttovho diagramu), ovplyvňujme počet polí v uzle (teraz zobrazujeme maximálne až 16), upravujeme výšku riadkov buniek, umiestňujeme k nim poznámky a modifikujeme písmo. Jednotlivé uzly pritom – čo je výhodné - meníme nezávisle na type danej úlohy. Funkcie pracovnej skupiny boli obohatené o špeciálny Ganttov diagram, filtrovanie, zoskupovanie, delegovanie úloh, vytváranie správ a nastavenia pravidiel pre ich spracovávanie. Myslelo sa aj na či už dočasne alebo trvalo nepripojených podporou práce v režime off-line. Správa a programovateľnosť využíva, podobne ako MS Office, technológiu MS Installer. To znamená, že v systéme sú nainštalované iba používané súbory, pokiaľ nejaký súbor chýba, technológia ho doinštaluje z CD. Podporou inštalácie jazykovej sady sa otvára cesta k „preloženiu“ aplikácie do iného jazyka, zlepšila sa schéma databázy, čo prinesie vyšší výkon pri práci s dátami, spolupráca cez OLE-DB zjednodušuje integrovanie do programov, ktoré túto technológiu podporujú (a vôbec nemusí ísť len o produkty od MS).

Rozhranie ODBC si rozumie s databázami MS Access 2000, Oracle Server 8 a MS SQL Server 7. Zo všeobecných funkcií možno spomenúť najmä zoskupenie zdrojov a úloh, tvorbu vlastného formátu číslovania štruktúru práce (WBS) a ich kompletnú definíciu, úprava buniek priamo na mieste alebo vo vstupnom riadku, zbalenie alebo rozbalenie úrovní osnovy, zlepšenie práce s hypertextovými odkazmi, užívateľom definovateľné vzorce pre výpočty vlastných hodnôt a grafické indikátory znázorňujúce údaje vo vlastných poliach. S využitím Office Server Extensions sa otvára cesta k ukladaniu projektových súborov na webe, kopírovanie obrázku je zdokonalené, samozrejmosťou je práca so šablónami. Ovládanie môže zohrať významnú úlohu, či produkt vôbec používať. V tomto smere sa nemáme čoho obávať – podobnosť s MS Office nie je náhodná ani v tejto oblasti. Medzi aktívnymi súbormi sa komfortne prepíname pomocou skratkových kláves Alt-TAB (zabezpečuje nám to rozhranie Single Document Interface - SDI), funkcia Autosave ukladá projekt po nastavenom čase, k dispozícií je aj tvorba makier v tradičnom jazyku Visual Basic for Application (VBA). Tzv. Zjednodušenie prístupu v aplikácií prešlo radikálnymi zmenami. Užívateľské rozhranie, systém menu a nápovedy, ktorá je slušne prepracovaná a obsahuje aj multimediálne ukážky, je analogický ako u väčšieho kancelárskeho balíka a navyše odpovedá nastaveniam v Ovládacích paneloch. Microsoft Active Accessibility zjednodušuje používanie prostriedkov od iných výrobcov, kam by sme mohli zaradiť programy pre hlasový výstup, čítačky obrazovky apod.

MS Project Central

Spoločne s recenzovaným produktom spoločnosť Microsoft predstavila aj novú doplnkovú aplikáciu s názvom Microsoft Project Central, ktorá je priamo naviazaná na Microsoft Project 2000 a rozširuje pole jeho pôsobnosti. MS Project Central je totiž nástroj zameraný na spoluprácu pracovných skupín v celosvetovej informačnej diaľnici World Wide Web, skrátene WWW. K jej hlavným devízam ba mala patriť podpora a riadenie obojsmernej komunikácie medzi účastníkmi projektu a prístup k údajom i ostatným uživateľom, ktorí nemajú MS Project 2000 na svojom počítači nainštalovaný. K prehliadaniu cez internetové rozhranie im postačí klasický prehliadač MSIE od verzie 4.x.

Požiadavky na systém

Minimálne systémové nároky na počítač zahàňajú procesor Pentium 75 MHz, 20 MB RAM pre Windows 9x, 38 MB RAM pre Windows NT&2000 (u NT nainštalovaný Service Pack 3) a 100 MB voľného priestoru na pevnom disku.

Záverečné zhrnutie

MS Project 2000 a sesterský Central sú užitočné aplikácie, ktoré si isto nájdu svoje miesto na pevných diskoch počítačov, ak budeme potrebovať čokoľvek plánovať. Aj napriek tomu, že plánovanie väčšina užívateľov neprevádza denne, niektorí možno vôbec, oceňujem vydanie a podporu tohoto nástroja zo strany najväčšej softwarovej firmy Microsoft. Podobný vyspelý nástroj vo svete shareware/freeware by sme hľadali asi len ťažko, no napriek tomu si neodpustím medzi hlavné negatíva produktu zarátať cenu...